A unidade de análise que constitui a base de dados do Diretório é o grupo de pesquisa. Cada grupo de pesquisa deve organizar-se em torno de uma liderança, que é a fonte das informações sobre os grupos constantes na base.
As informações sobre o grupo, os pesquisadores, estudantes, o pessoal de apoio técnico e as linhas de pesquisa são fornecidas pelos líderes dos grupos por meio do site de Coleta/atualização. Alguns dados pessoais sobre os pesquisadores e estudantes e aqueles relativos à produção científica, tecnológica e artística são compromissos de cada pesquisador e estudante, que os informam em seus currículos Lattes.
Com precisão e rapidez, é capaz de responder quem é quem, onde se encontra, o que está fazendo e o que produziu recentemente. No âmbito do planejamento e de gestão das atividades de C&T, o Diretório é, talvez, a mais poderosa ferramenta já desenvolvida no Brasil. Seja no nível das instituições, seja no das sociedades científicas ou, ainda, no das várias instâncias de organização político-administrativa do País, a base de dados é uma fonte inesgotável de informação. Além daquelas informações diretamente disponíveis sobre os grupos, seu caráter censitário convida ao aprofundamento do conhecimento por meio das inúmeras possibilidades de estudos empíricos. A construção de amostras de grupos e pesquisadores permitirá alcançar respostas sobre campos não cobertos pelos dados, como, por exemplo, o financiamento ou a avaliação qualitativa da produção científica e tecnológica. Finalmente, a base de dados, na medida em que se pretende recorrente (realização de censos), virá a ter cada vez mais um importante papel na preservação da memória da atividade científico-tecnológica no Brasil.